Независимый гостиничный альянс (НГА) совместно с Первым клубом профессионалов гостеприимства организовал 11 июля 2017 года практический семинар «Эффективная работа отеля в условиях меняющегося законодательства» в столичном отеле «Брайтон». Спикерами выступили профессионалы-эксперты индустрии, специализирующиеся на консультировании и решении узкопрофильных проблем отелей.

 

Первым выступающим был Гурген Мкртчян, генеральный директор ООО «Скайгейт» и директор НГА по взаимодействию с органами законодательной и исполнительной власти. Он дал советы по поводу нюансов оформления паспорта безопасности отеля. Слишком уж много постановлений насчет безопасности выходило в последнее время, особенно в свете будущего чемпионата мира 2018 года.

Спикер пояснил, что на данный момент актуальны три распорядительных документа относительно паспорта безопасности за номерами 2335-РП, 272-ПП (который как раз и есть у многих гостиниц) и вступивший в силу с апреля 2017 года номер 447-ПП. Если у руководства отеля уже есть на руках действующий акт категорирования, то средство размещения обязано пройти процедуру, так сказать, до конца по 272-ПП документу. Во всех остальных случаях необходимо следовать документу  447-ПП.

Эксперт подробно рассказал о процедуре оформления паспорта безопасности, пояснил, в какие конкретно ведомства нужно направлять официальные письма. Можно составить вариант паспорта самостоятельно, а потом черновик документа согласовать с экспертами.

Впрочем, обращение к профессионалам за разработкой паспорта безопасности сэкономит время и силы: процедура оформления всех документов займет, к примеру, не полгода, а три месяца (в среднем). Стоимость разработки – около 40 тысяч рублей, с согласованием – около 70 тысяч. «Если вы выберете вариант составлять паспорт безопасности сами или просто потребуются советы по этому поводу – обращайтесь в НГА: коллеги обязательно вас проконсультируют», – заверил г-н Мкртчян.

Сильно упростило ситуацию то, что теперь из перечня «выносящих вердикт» организаций убрали МВД, у которого традиционно было очень много вопросов по согласованию текста. Согласно документу 447-ПП, в списке остались Росгвардия и ФСБ. 

Также г-н Мкртчян обратил внимание собравшихся на два других очень важных документа, хотя не все уделяют им должное внимание: это План антитеррористических мероприятий (готовится и обновляется ежегодно) и План действия в чрезвычайных ситуациях.

Спикер особо отметил, что очень важно не соглашаться с попытками проверяющих органов вас оштрафовать за якобы несоответствие любому из упомянутых документов: «Если вы считаете, что правы, не нужно с готовностью платить деньги. Многие отели боятся приостановки деятельности, однако приостановка возможна только по решению суда. Если же не протестовать против «нарушений» или неоправданных обвинений и сидеть сложа руки,  приостановка может наступить скорее, чем вы думали».

Исполнительный директор аудиторской компании «АудитХелп» Наталия Потехина согласилась с предыдущим спикером  в том, что, к счастью, законодательство понемногу совершенствуется, а отельеры получают все больше консультаций в плане финансовой и другой отчетности. В своем выступлении, рассказывая о ключевых аспектах налоговых проверок и последних изменениях в них, она остановилась на практических советах. А именно: как не попасть в «черный список» компаний для внеочередного рейда. Кстати, напомним, что с  2017 года налоговый орган отслеживает и страховые взносы тоже.

«Выездных проверок – тех самых, внезапных, по подозрению, что  «что-то не так»  стало меньше, но штрафы выросли. То есть проверки стали результативнее», – сообщила г-жа Потехина.

Советы отельерам таковы: во-первых, налоговики прежде всего интересуются тремя параметрами – полнотой уплаты налогов, правильностью исчисления и сроками оплаты. За этим нужно следить в первую очередь. Далее: на любое несоответствие при первичной (дистанционной) проверке запрашивается пояснение, и очень важно на запрос быстро отреагировать. В-третьих, помните: решение о начале проверки может подписать только руководитель налоговой инспекции или его заместитель – никто иной! В-четвертых, если в документе проверяющим лицом указан, допустим, Петров, а в отель приезжает Сидоров – не пускайте: ждите Петрова. Так как о замене состава проверяющих должно быть вынесено отдельное решение. Будьте бдительны!

Еще один важный момент: обязательно заведите специальный «журнал проверок», в  котором разумно фиксировать абсолютно все, что происходит в отеле в связи с налоговыми проверками. Кто приехал, когда, во сколько прибыл, во сколько попрощался, что запрашивал. Это в какой-то степени дисциплинирует проверяющих.

Внимательно смотрите на решение, которое вам выдали. Часты запросы по статье 93.1: проверка конкретных сделок. Уточнения по ним нужно выдавать как можно раньше.

И, наконец, как повысить свои шансы и попасть в число счастливчиков, к которым налоговая не приезжает никогда, ограничиваясь дистанционными проверками по заранее озвученному графику? Наталия Потехина представила подобие перечня «критериев оценки рисков», на которые налоговая инспекция «делает стойку». Если ваше предприятие не вызывает подозрений ни по одному из этих пунктов, шансы «жить долго и счастливо» стремительно повышаются.

Среди критериев, например, «убыток». То есть компания должна работать с прибылью, иначе зачем она нужна? Закрывайтесь или реорганизуйтесь. Далее: значительные суммы вычетов по НДС, несоответствие роста доходов темпам роста расходов, соответствие заработной платы средней по рынку, отклонение уровня рентабельности от среднего, заключение договоров с подозрительными перекупщиками (фирмами-«однодневками» и т.д.) и некоторые другие моменты.

По поводу сделок: налоговая хочет убедиться, что любая ваша трата идет на благо клиента, что она обоснована. Грубо говоря, если собственник отеля дал распоряжение купить яхту или космическую ракету – значит, нужно обязательно уточнить, что на яхте, к примеру, будут ежедневно катать проживающих, а ракете предстоит на ежедневной основе служить игровой площадкой для детей постояльцев.

Подготовила спикер и подобие шпаргалки для участников конференции, дав практические советы, как упростить себе жизнь, если налоговая к вам  все-таки приехала.

В их числе:

Проверяйте проверяющих. Без должных обоснований никого не пускайте и никому ничего не показывайте! Как снег на голову свалившихся сотрудников полиции – тем более. Хочет инспектор привести с собой пятерых полицейских – пусть заранее предупредят вас об этом письменно.

Выделите отдельное помещение для общения с представителем налоговой. Его или ее чуткие уши не должны слышать абсолютно ничего, кроме того, что вы сочтете нужным озвучить. В идеале – договоритесь о том, что со всеми документами сами приедете в инспекцию. Да, таскать килограммы документов непросто, но  объяснять случайно попавшееся на глаза проверяющему лицу неподобающее зрелище (а это, по закону Мерфи, обязательно случится) будет сложнее.

Назначьте ответственного за налоговую проверку в своей компании. Человека, умеющего грамотно разговаривать, не нервничать без повода, морально устойчивого. Лучше всего юриста, который уж точно не скажет лишнего.

Проведите инструктаж сотрудников, как именно они должны вести себя в период проведения налоговой проверки.

Сохраняйте абсолютно все письма и запросы, приходящие к вам из налоговой: если не дай бог что, они очень пригодятся вам в суде. Все документы передавайте строго по описи, фиксируйте любые нарушения. Даты отправки/получения любого письма заносите в упомянутый выше «дневник».

Очень часто налоговые инспекторы требуют доступ к бухгалтерским программам на предприятии. Ни в коем случае его не предоставляйте! Нередко там слишком много пометок «не для посторонних глаз». И помните: проверяющие лица могут запросить все что угодно, вплоть до доступа к PMS. Это не значит, что у них есть на это право (а оно есть действительно не всегда). Не бойтесь их обидеть или разозлить, в лоб отказывать, конечно, не стоит, но можно вежливо запросить письменное обоснование.

«Знайте свои права! – призвала спикер. – Сейчас времена изменились, и мы вышли на  цивилизованную дорожку, что очень важно».

 

Между двумя основными сессиями при участии вице-президента Федерации рестораторов и отельеров Вадима Прасова состоялся круглый стол по реализации передачи данных иностранных и российских граждан в разных PMS. В качестве эксперта пригласили руководителя ООО «МРП–Интеллектуальные машины» Екатерину Райлян. Екатерина рассказала о возможности регистрировать постояльцев теперь и через ЕПГУ – единый портал госуслуг, система на данный момент тестируется и пока не вполне удобна в использовании. Есть надежда, что найденные ошибки удастся ликвидировать к началу 2018 года, но как будет на самом деле – покажет время.

 

Президент Первого клуба профессионалов гостеприимства Татьяна Кибирева и тренинг-менеджер департамента хаускипинга компании F5 Service Ольга Зайцева поделились с собравшимися успешным опытом прохождения проверок Роспотребнадзора в отелях, подсказав, как минимизировать возможные придирки. Напомним, что плановые проверки в средствах размещения проводятся раз в три года, внеплановые же – от случая к случаю.

График плановых проверок Роспотребнадзора висит на сайте организации. По гостиницам за 2016 год число замечаний уменьшилось втрое, даже в результате проверок по заявлениям жалобщиков,  и можно сделать радостный вывод, что внеплановых проверок стало значительно меньше.

Однако к ним нужно быть готовым заранее, на всякий случай. Все лабораторные результаты – смывов, анализов воды – хранить в отдельной папке. Где она будет храниться, надлежит решить на собрании менеджеров. Чтобы каждый руководитель департамента знал, где она. Не исключая инженерную службу: да-да, она тоже задействована в этих проверках, как и вся остальная команда управленцев и даже владельцев.

Важная информация, касающаяся Роспотребнадзора: санитарные нормы в данный момент находятся в проекте. Так как прежние устарели, а проект новых несовершенен. На радость гостиничному сообществу, эксперты Первого клуба профессионалов гостеприимства приглашены чиновниками к диалогу, чтобы все эти несоответствия устранить. Ведь доходит до абсурда: отели штрафуют за невыполнение прописанных в законе требований, выполнить которые нереально. Поэтому Татьяна Кибирева, пользуясь случаем, попросила отельеров по возможности поделиться личным опытом прохождения проверок Роспотребнадзора: какие были замечания, как удалось разрешить спорные моменты (например, требования 10-летней давности к отелям). Нужно сказать и о том, что не получилось. Все это поможет сбалансированному законотворчеству.

Также эксперт порекомендовала обратить внимание на семь основных моментов, исходя из опыта прохождения проверки. Это внешний вид персонала, инвентарь, склады/бельевые и подсобные помещения, уборка номера, прачечная, дезинфекция и – напоследок – Договор на оказание услуг вкупе с паспортом безопасности.

По первому пункту – внешний вид – отели получают меньше всего нареканий, но тем не менее придраться к средству размещения могут. По опыту отелей, которые Роспотребнадзор уже проверил, необходимо держать в отдельной папочке все сертификаты на сопутствующую продукцию: униформа для персонала, средства индивидуальной защиты и инвентарь. Причем если гостиница работает с импортным товаром, то сертификаты эти должны быть обязательно переведены на русский.

По складу: повесьте графики уборок, в том числе генеральных, на виду. Даже если по факту «генералите» реже. Поменяйте настилы в складских помещениях с деревянных на пластиковые: к ним у Роспотребнадзора никогда не возникает претензий (они легко моются и стерилизуются). Подпишите все ящички и коробочки, указав содержимое. Все используемые в работе импортные товары должны иметь перевод этикеток на русский. Это касается даже туалетной бумаги.

Уточним, что вариант «указать генеральную уборку еженедельно, а делать ее раз в три года», увы, не пройдет. Были случаи, когда средства размещения «срезались» на вентиляционных каналах: представитель проверяющих органов открывал вентиляцию и брал оттуда смыв. В одном отеле обнаружили серьезные бациллы. В результате несколько топ-менеджеров лишились своих постов.

Также президент Первого клуба рассказала, зачем отели один за другим отказываются от прачечных и химчисток. К 2019 году должен вступить в силу новый закон с повышенными требованиями по сортировке мусора и управлению отходами, который в контексте работы прачечных способен создать определенные сложности. Если же не хочется отказываться от собственной «прачки» (которая иногда неплохо экономит деньги), Татьяна Кибирева порекомендовала обращаться за советом в Первый клуб профессионалов гостеприимства, где подскажут выход из ситуации.

Что касается уборки, то особое внимание нужно уделить пересечению грязных и чистых «потоков». Особенно это касается предметов детского обихода: кроватки и т.д.

«И помните, что ваши первые помощники в соблюдении всех правил, особенно касающихся дезинфекции, – это поставляющие профессиональную химию компании, – уточнила эксперт. – Работайте только с зарекомендовавшими себя на рынке партнерами! И, конечно, никакой бытовой химии в работе».

Татьяна Кибирева порекомендовала отельерам в случае сложных, нестандартных ситуаций обращаться к представителям Первого клуба профессионалов гостеприимства в любом регионе, где открыты его филиалы (Санкт-Петербург, Крым, Сочи, Поволжье, Кавказские Минеральные Воды) – его специалисты всегда подскажут и помогут.

Сразу два эксперта выступили на семинаре по наболевшей теме внедрения принципов HACCP в службы питания отелей и ресторанов. Эксперт-аудитор (Единый аудиторский центр России) Наталья Колганова рассказала, кто, что и как проверяет в гостиницах. Контролирующим органом и здесь выступает Роспотребнадзор. Проверки предприятий, где осуществляется процесс производства и приготовления пищевых продуктов на кухне, проходят в двух случаях: плановая (дату проверки своей компании можно посмотреть на сайте Роспотребнадзора) и по жалобе конечного клиента. Как сообщила Наталья Колганова, сейчас около 80% проверок – именно «по жалобам». Риски предприятия: налагаемый на юрлицо штраф до одного миллиона рублей или приостановление деятельности сроком до 90 дней.

Как и в случае с паспортом безопасности, разработать принципы HACCP для себя предприятие может самостоятельно. Но можно заключить договор и со сторонней организацией. А вот тут эксперт предостерегла отельеров от мошенников, которых, по ее словам, довольно много: нередки случаи, когда компания продает самый что ни на есть «настоящий» сертификат соответствия за 20 тысяч рублей или около того, не утруждаясь выездом на предприятие и проверкой его работы. «В вашем договоре должны быть прописаны три пункта: 1) обучение персонала; 2) аудит производства; 3) разработка и ведение всей необходимой документации, – уточнила спикер. – А «консалтинговые услуги с последующей выдачей сертификата» – это фейк».

По закону, сертификация на принципы HACCР необязательна, и упомянутый сертификат, который кто угодно может вам распечатать на цветном принтере за несколько сотен рублей, никакой силы не имеет, защиты при общении с государственными контролирующими органами не дает. Принципы HACCР затем и создавались, чтобы предприятие могло их разработать, внедрить и поддерживать у себя. Помогая своей же работе. «Так что не покупайте никакие сертификаты, они вам не нужны!» – просит несведущих Наталья Колганова. И проверяет Роспотребнадзор не красивую бумажку в рамочке на стене, а то, как именно действуют принципы HACCР в компании. Насколько с ними знакомы сотрудники, как это все обдумывалось и внедрялось. «HACCР  – это не бумажка, а долгая и трудоемкая работа!» – еще раз подчеркнула эксперт. Спикер рассказала, кто может войти в рабочую группу по внедрению HACCР, кто несет ответственность за этот процесс. Также очень важно обучить персонал системе «само-мониторинга». Чтобы в случае обращения за помощью по разработке HACCР к сторонней компании свои работники самостоятельно могли проверять и контролировать внедрение этих принципов.

А «самопроверки» желательно проводить минимум раз в квартал. Убеждаться, что вся регистрационно-учетная документация в наличии, расспросить персонал, как именно они работают, чтобы не допустить ошибок в производстве продуктов питания, и чего нужно тщательно избегать, чтобы по недосмотру не навредить здоровью клиента. Это все сотрудники должны знать назубок.

Стоимость разработки и внедрения принципов HACCР в Москве для отдельно взятого ресторана – от 60 до 200 тысяч руб. Сумма не так уж мала, так что если будет желание воспользоваться услугами специалистов, нужно обязательно запросить подтверждение, что фирма-партнер компетентна в этом вопросе.

Удачный пример подобного сотрудничества представила шеф-стюард отеля «Балчуг Кемпински Москва» Ирина Слюсарь. По ее словам, гостиница «познакомилась» с HACCР полтора года назад: «Мы пригласили специалистов, полгода потратили на внедрение вновь созданных принципов. Собрали рабочую группу, обучили, составили план действий, просмотрели «критические точки» и начали действовать». Опыт этот шеф-стюард считает очень ценным для гостиницы, поскольку в рутинной работе сегмента F&B появился ряд, безусловно, полезных нововведений, от маркировки цветом уборочного инвентаря, которая сводит практически к нулю ошибки в его использовании, до «графиков уборки нового образца», сильно облегчающих работу на кухне и контроль за ней. «Балчуг Кемпински Москва» получил сертификат HACCР год назад.

Также на конференции приглашенные спикеры осветили такие важные темы, как изменения требований к передаче отчетности в ЕГАИС, учет реализации алкогольной продукции в ресторане, особенности применения в отеле закона о персональных данных.

Практику подобных семинаров НГА планирует продолжить.

Ирина Кудинова