В современных условиях динамичного развития туристической отрасли, и увеличения внутренних и внешних миграционных и туристических потоков справляться с обработкой растущего количества документов в ручном режиме становится все более затруднительно как гостиницам, так и сотрудникам УФМС.

Большинству отельеров России известно, что согласно действующему законодательству, каждая гостиница в течение 24-х часов обязана направить в УФМС уведомление о постановке на миграционный учет, а после выезда иностранного туриста – передать в УФМС данные о снятии его с миграционного учета. Но, как показала практика,  значительная часть сотрудников служб размещения не проинформирована о необходимости постановки на аналогичный регистрационный учет граждан РФ. Тем не менее, в настоящий момент регистрация граждан РФ при заселении в любое учреждение гостиничного типа является обязательной.
Законодательными актами предусмотрены несколько способов передачи информации в УФМС: документы на вновь прибывших или выезжающих постояльцев могут быть переданы курьером в территориальный пункт УФМС или на почту, а также в последние годы появился современный вариант – передача данных электронным способом c помощью специальных программ.
Способы регистрации гостей, подразумевающие использование бумажных носителей, не всегда обеспечивают оперативную и корректную передачу сведений в государственные органы, кроме того, требуют дополнительных трудозатрат со стороны отельеров.
Большинство гостиниц Санкт-Петербурга и Ленинградской области в течение нескольких последних лет успешно применяют в своей работе электронную постановку на миграционный учет, используя все преимущества данного способа/метода, который позволяет передавать сведения непосредственно из гостиницы в течение нескольких минут.
С начала 2013 года в Петербурге электронную регистрацию иностранных гостей можно осуществлять с помощью программы «ЭЛПОСТ», которую предлагает группа компаний «Федеральный гостиничный сервис». «ЭЛПОСТ» – это специальное программное обеспечение, которое создано как одна из систем электронной передачи данных в органы УФМС. С 2013 года уже более 500 отелей, ВУЗов и медицинских учреждений на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области используют программу в своей деятельности.
В Краснодарском крае данное программное обеспечение стало внедряться с декабря 2013 года, и к настоящему моменту программу установили более 200 гостиниц и отелей.
Программный продукт «ЭЛПОСТ» снимает необходимость предоставления сведений на бумажных и иных носителях в территориальный орган, так как информация о регистрации иностранных граждан и их выезде, а также регистрации и снятии с регистрационного учета граждан РФ по месту пребывания передается в режиме реального времени по согласованной с ФМС России схеме электронного обмена с новым программным обеспечением «Территория», единым для федеральной базы ФМС во всех регионах России.
С января 2014 г. таким же образом можно передавать сведения в УФМС и о российских гражданах: в связи с изменением законодательства в сфере регистрации граждан РФ, стала возможна постановка российских гостей на регистрационный учет в электронном виде.  Программное обеспечение «ЭЛПОСТ» было оперативно доработано с учетом новых возможностей и в настоящий момент позволяет ставить на регистрационный учет граждан Российской Федерации с помощью появившейся дополнительной вкладки, при этом отдельная плата за доступ к программе не взимается. Контрагент самостоятельно принимает решение о необходимости использования данной опции, которая поставляется по умолчанию в стандартном комплекте ПО «ЭЛПОСТ».
Генеральный директор группы компаний «Федеральный гостиничный сервис» Екатерина Райлян дает следующие комментарии: «Для начала работы с нашей системой отелю достаточно связаться с компанией-представителем «ФГС» в своем регионе и оформить соответствующую заявку. Наши сотрудники предоставят  подробную информацию о порядке подключения к системе и заполнении договоров, подготовят весь пакет документов, необходимый для начала сотрудничества. Клиентам даже необязательно посещать наши офисы – достаточно отправить свои реквизиты менеджеру и дождаться курьера, который доставит бумаги непосредственно в отель. После этого будет осуществлена процедура  установки программы на компьютер в гостинице. Временной промежуток между первичным обращением заказчика к нам в офис любым удобным для него способом и фактом установки программного обеспечения составляет, как правило, не более пяти рабочих дней.  Для всех пользователей проводится бесплатное обучение. С момента подключения к услуге с каждым клиентом  работает персональный менеджер». С целью повышения эффективности взаимодействия с клиентами, «ФГС» значительно упростил требования к первоначальному пакету документов для установки и использования системы «ЭЛПОСТ»: от отеля или иного учреждения  требуется оформление соглашения с УФМС, договора на установку ПО и договора с организацией, представляющей группу компаний «ФГС» в конкретном регионе (в г. Москве и Московской области «ФГС» представляет ООО «Аксиома»).
Стоимость установки программного продукта – 12 300 руб., в этот пакет входит все средства защиты каналов связи, усиленная цифровая подпись, техническая поддержка в течении одного календарного года и обучение работе с программой. Стоимость передачи данных об одном иностранном гражданине – 100 руб., стоимость транзакции со сведениями о гражданине РФ – 22 руб. (так как «Федеральный Гостиничный Сервис» для удобства пользователей работает по упрощенной системе налогообложения, эти цены являются окончательными для потребителя услуги).  Настоящие тарифы зафиксированы и не предполагают дополнительных расходов со стороны заказчика, ООО «ФГС» не планирует повышения стоимости услуг.
По словам Екатерины Райлян, ООО «ФГС» оперативно и своевременно оказывает  работникам отелей активную информационную поддержку в решении нестандартных ситуаций с точки зрения миграционного законодательства. Уже выпущена информационная брошюра, ориентированная на полное развернутое описание процесса постановки гостей на миграционный и регистрационный учет, что дает отельерам дополнительную возможность действовать строго в соответствии с законодательством.
На регулярной основе «ФГС» организует встречи с представителями УФМС для своих контрагентов, на которых специалисты разъясняют порядок постановки на миграционный учет иностранных граждан и регистрации граждан РФ по месту пребывания, а также отвечают на сложные вопросы, которые накапливаются в процессе работы.
В связи с современной политической обстановкой и существующими проблемами в сфере миграции ужесточается контроль государственных органов за исполнением требований миграционного законодательства.  Следует учитывать, что за нарушение сроков и правил регистрации иностранных и российских граждан существуют серьезные штрафы, которых опасаются руководители отелей. Использование таких программ, как «ЭЛПОСТ», позволяет гостиницам строго соблюдать требования законодательства и не бояться возможных санкций.
Отдельно следует затронуть вопросы безопасности передачи данных: ПО «ЭЛПОСТ»  соответствует всем требованиям действующего законодательства РФ в сфере защиты информации, в том числе Федеральному закону N 149-ФЗ от 27.07.06 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральному закону № 152-ФЗ от 27.07.06 «О персональных данных». Передача информации осуществляется с использованием защищенных каналов связи. Применение усиленной электронной подписи позволяет защитить электронный документ от подделки и предотвратить искажение данных.
«Мы были одними из первых, кто в Петербурге перешел на работу с «ЭЛПОСТ», - рассказала нашему корреспонденту руководитель службы приема гостей отеля «Талион» Виктория Долголевец. – Мы подключились 1 апреля 2013 года и до настоящего времени никаких трудностей в работе у нас не возникло. Безусловно, на старте были какие-то моменты, которые требовалось доработать, исключительно для удобства пользователей, не более того. Свои пожелания к функционированию системы мы высказываем разработчику, который, как показывает практика, готов идти навстречу».
Марина Рогова, директор по приему и обслуживанию гостей отеля W St. Petersburg, отмечает, что установка программы «ЭЛПОСТ» была стратегически верным решением, позволившим значительно сократить трудозатраты и финансовые расходы на взаимодействие с УФМС: «Сначала возникли опасения по поводу новой программы – как в короткие сроки обучить сотрудников работе с незнакомым программным обеспечением, насколько ощутимыми будут вложения в установку этого ПО, какие расходы повлечет за собой использование электронной системы. Но наши опасения оказались напрасными. Интерфейс «ЭЛПОСТа» настолько прост и интуитивно понятен, что время ознакомления с программой наших сотрудников составило не более часа. «Стоимость регистрации иностранных и российских граждан посредством «ЭЛПОСТа» оказалась ниже стоимости передачи данных в УФМС на бумажных носителях с помощью курьерских служб, а скорость и эффективность передачи информации возросла в разы. При этом мы уверены, что данные не будут утеряны и искажены».
Если в процессе работы с программой у пользователей возникают вопросы, они всегда могут обратиться в службу технической поддержки, которая функционирует без выходных с 9.00 до 21.00. В ночное время предусмотрена оперативная помощь дежурного инженера, принимающего обращения клиентов в экстренных случаях, требующих моментальной реакции.
Как ни странно, отельеры Санкт-Петербурга, Ленинградской области и Краснодарского края уже в полную силу используют все преимущества электронного взаимодействия с УФМС, в то время как столичные гостиницы все еще работают по альтернативным устаревшим схемам, подразумевающим передачу сведений на бумажных носителях. При этом информация не всегда оперативно и корректно поступает в государственные органы, кроме того, такой способ отправки данных требует дополнительных трудозатрат со стороны служб размещения гостей. Что же касается финансовых вложений – опыт сотрудничества многих отелей с ООО «Федеральный Гостиничный Сервис» доказывает, что установка и использование программного продукта «ЭЛПОСТ» более выгодна, чем альтернативные и во многом устаревшие варианты.
Офисы группы компаний «ФГС» в Москве и Московской области (ООО «Аксиома») уже предоставляют возможность московским учреждениям гостиничного типа  применять преимущества инновационных систем и снижать не только финансовые затраты, но и получать реальную экономию времени и трудовых ресурсов.