Конференц-зал, расположенный в отеле, перестал быть просто залом для заседаний, совещаний и презентаций, а стал более многофункциональным помещением. Современные залы часто используются и для торжественных,  концертных мероприятий, а порой и для кинопоказов. Такое разнообразие функций в первую очередь диктуется правилами современного рынка,  существующего в условиях довольно жесткой конкуренции. Но, безусловно, сама концепция оснащения зала остается прежней: выбранные технические решения должны максимально обеспечивать комфорт и функциональность докладчиков, президиума и слушателей.

 

По словам руководителя конгресс-центра московских туристских гостиничных комплексов «Измайлово» («Гамма», «Дельта») Татьяны Якушиной, сейчас эти объекты предлагают широкие возможности для проведения различных мероприятий: от небольших деловых встреч и семинаров до масштабных конференций и съездов. По итогам сезона 2012/13 в обеих гостиницах было решено увеличить конференц-площади. В связи с этим были открыты шесть новых залов.

«Сейчас у нас 16 многофункциональных кондиционированных  конференц-залов вместимостью от 10 до 500 мест, выставочный зал «Смоленск» и открытая площадка «Форум», – рассказывает Татьяна. – Все конференц-залы оборудованы современной аудиовизуальной аппаратурой и обладают возможностью подключения к сети Интернет. Каждый зал оснащен современным мультимедийным оборудованием и располагает отдельной welcome-зоной и зоной для кофе-брейка. Все помещения конференц-залов выполнены в строгом, лаконичном стиле, что располагает к деловому общению.

Эксперт уверена, что уровень проведения мероприятий во многом определяется применяемыми техническими средствами. Очень важна конференц-связь, которая позволяет общаться нескольким сотрудникам – так удобнее координировать действие команды, обеспечивающей работу на мероприятии.

Многофункциональный выставочный зал «Смоленск» площадью 700 кв. м был открыт в туристских гостиничных комплексах «Гамма», «Дельта» в 2013 году. Сегодня он одновременно является как традиционным местом проведения экспозиционных мероприятий, так и павильоном для организации развлекательных шоу-программ и съемок рекламных роликов и фильмов. Зал обладает обособленным дополнительным входом для погрузки/выгрузки габаритных конструкций.

Специально оборудованная площадка на открытом воздухе «Форум» расположена прямо перед мегакомплексом. «Она очень популярна среди event-менеджеров, занимающихся мероприятиями, в рамках которых проводятся демонстрации автомобилей, тест-драйвы, экспозиции крупногабаритной техники и ледяных скульптур, а также среди организаторов торжественных церемоний на открытом воздухе и съемочных групп, – комментирует Татьяна. – «Форум» стал для многих клиентов настоящей находкой, позволившей прямо рядом с гостиницей проводить различные мероприятия в формате open-air с возможностью монтажа временных легких построек, таких как шатры, тентовые конструкции и выставочные павильоны. Особенную любовь площадка заслужила среди ценителей живописного вида Измайловского кремля, на фоне которого проходящее мероприятие становится поистине особенным. Подобные предложения – редчайшие на московском рынке, что дает мегакомплексу определенное конкурентное преимущество.

Также в комплексах «Измайлово» («Гамма», «Дельта») есть традиция – каждому новому конференц-залу  дается название города, входящего в состав Золотого кольца России. Эта тема прослеживается в интерьере конгресс-центра. Стены в конференц-залах и зонах кофе-брейков оформлены  картинами, принтами и фотообоями с изображением этих городов.  На мой взгляд, конференц-зал, отвечающий самым высоким функциональным и техническим требованиям, должен быть оснащен современной удобной мебелью, кондиционирован, оборудован современной системой отображения информации высокого расширения в превосходном качестве, обладать высокоскоростным интернет-соединением  и возможностью аудио- и видеозаписи. В принципе, перечислять можно очень долго, ведь в современном мире конгресс-технологий всё очень быстро обновляется. Но всё же самое главное – это уютная атмосфера отеля, доброжелательный и высококвалифицированный персонал».

Директор норвежского отеля Orland Kysthotell (Эрланн) Бенгт Сельфорс тоже уверен, что современные конференц-залы должны выполнять разные функции и быть максимально мобильными. Конференц-зал отеля, рассчитанный на 440 мест, соединен с культурным центром, это дает дополнительные опции в его использовании.

«Когда конференций нет, то мы легко преобразовываем конференц-зал в кинозал, – рассказывает Бенгт Сельфорс. – Концертные и развлекательные мероприятия требуют применения мощных средств звукоусиления с широкими возможностями подключения внешних источников сигналов. И для воспроизведения кинофильмов с многоканальным звуковым сопровождением нам требуются процессоры декодирования соответствующих сигналов и акустические системы звукового окружения.  Также у нас есть 12 маленьких конференц-залов с оборудованием отображения визуальной информации. Это очень важно, так как в основном у нас проходят научные конгрессы по орнитологии. Для комфортного и адекватного восприятия визуальной информации применяемые для ее воспроизведения технические средства должны соответствовать размерам помещения, количеству зрителей и характеру демонстрируемого материала. Так, удобным инструментом для работы являются интерактивные дисплеи, с помощью которых докладчик может самостоятельно управлять презентацией, а также оставлять графические комментарии по ходу выступления. В небольших залах всё звуковое оборудование объединено в единую звуковую систему, однако в сложных проектах требуется более подробное деление аудиосистемы конференц-зала на отдельные подсистемы. Необходимо, чтобы всё техническое оснащение решало главную задачу: чтобы люди, находящиеся в конференц-зале, чувствовали себя комфортно и хорошо воспринимали всю визуальную информацию. При различных конфигурациях конференц-зала целесообразно использовать системы обратной проекции, видеостены или несколько проекторов или экранов. В конференц-систему зала включаются подсистемы регистрации, голосования, синхронного перевода речи. Что касается последней, здесь важны возможности  одновременной передачи по нескольким каналам речевых сообщений на различных языках. В такую систему, помимо оборудования передачи звука, входят персональные комплекты для приема одного из звуковых каналов, а также оборудование для работы профессиональных переводчиков. Главным требованием является четкое воспроизведение речи и объемное равномерное звучание по всему залу. В систему озвучивания входят акустические системы, усилители, звуковые кабели, а также звуковая аппаратура: микрофоны, микшеры, коммутаторы, подавители обратной связи, предусилители звукового сигнала и др.

Г-н Бенгт добавляет, что интерьеры залов выдержаны в стиле отеля, в духе «эко» с норвежским акцентом, то есть достаточно лаконичном. «Интерьер конференц-зала должен быть не вычурным, не напыщенным, настраивать на работу. Вся мебель выбирается с учетом базовых требований удобства, а вот функциональная сторона всего оборудования помещения должна быть на высоте», – уверен отельер.

«Трансформируемые и многофункциональные помещения позволяют проводить как крупные общественные встречи, так и приватные VIP-переговоры», – добавляет менеджер Clarion Hotel And Congress 4* Вьернар Бухауг. Открывшись всего два года назад, этот комплекс стал самым большим конференц-отелем в Норвегии. Он расположен в тихом историческом центре Тронхейма, в пяти минутах ходьбы от железнодорожного вокзала.

«Наш большой конференц-зал общей площадью 3000 кв. м можно легко разделить на семь маленьких благодаря раздвижным стенам, – говорит Вьернар. – Наличие доступа к сети Интернет, информационных досок, позволяющих наглядно демонстрировать основные мысли и идеи лектора, рисовать схемы и чертежи, – всё это очень важно».

Специализированное оборудование – микрофонные пульты, кабели конференц-системы, центральные процессоры – позволяют обеспечить участие в дискуссии одновременно сразу нескольких участников. Залы имеют комплексы звукового оборудования, которое позволяет получить качественный звук, общего и специального светового оборудования, дающего необходимое освещение во всех функциональных зонах конференц-зала, систему отображения информации с синхронным переводом и др. технические средства. Система освещения зала является автоматизированной, и яркость освещения легко регулируется в зависимости от выполнения того или иного сценария работы зала.

По словам эксперта, основные требования к конференц-залу выражаются в одной фразе: важно хорошо видеть и слышать выступающего. И очень важна эргономика мебели для зала, впрочем, как и всякой мебели, предназначенной для работы.

Марина Mдttik, менеджер по продажам и маркетингу таллиннского отеля Kalev Spa, добавляет, что и в курортном отеле наличие конференц-залов бывает далеко не лишним, а участники деловых мероприятий ценят возможность расслабиться в уютной VIP-сауне по окончании рабочего дня, заказать процедуру в центре красоты и здоровья.

По общему мнению экспертов, чтобы деловое мероприятие прошло на самом высоком уровне и максимально эффективно, оборудование для конференц-зала должно быть качественным, надежным и простым в использовании. Конкретные требования к конференц-залу будут полностью зависеть от его предполагаемых функций, поэтому изначальный этап определения целей помещения крайне важен.

Татьяна Белоножкина